Organizar un evento en tiempos de COVID-19

Los últimos meses están siendo especialmente difíciles para la organización de eventos, a causa del COVID-19 y la pandemia que estamos sufriendo.

La adopción de importantes medidas de contención, tanto individuales, como colectivas, está afectando de forma negativa al mundo de los eventos y los espectáculos, ya que desde el comienzo de la pandemia se ha visto sujeto a fuertes restricciones.

Por eso, los profesionales de este sector nos encontramos continuamente buscando alternativas, para así poder seguir ofreciendo servicios de organización de eventos de una forma responsable y de acuerdo a todas las medidas sanitarias, de esta tan famosa nueva normalidad.

Si estás pensando realizar un evento y necesitas conocer más información sobre este tema, continúa leyendo, porque vamos a explicarte todas las recomendaciones y consejos para organizar un evento seguro en tiempos de COVID-19.

Recomendaciones y Normativa Gob. España

De acuerdo con el documento publicado por el Gobierno a través del Ministerio de Sanidad, hemos extraído las recomendaciones más importantes que se deben seguir cuando organizas un evento, en el contexto de nueva normalidad.

Lo primero que debemos hacer es valorar el tipo de evento que vamos a realizar, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

• El número de asistentes, lugar de procedencia y características personales.
• Características del lugar donde se va a desarrollar: tamaño del lugar, si es cubierto o al aire libre, acceso al sistema de salud, etc.
• La interacción esperada entre las personas que van a asistir.
• La duración esperada del evento.

Una vez que hemos valorado y definido estos aspectos, pasamos a establecer las medidas para reducir el riesgo de contagio. Estas medidas deben irse implementando en las diferentes fases de organización del evento o actividad.

En la fase de planificación debemos:

• • Establecer un plan de actuación ante la aparición de posibles casos y asegurarnos de poder contar con los recursos necesarios para el desarrollo del mismo.
  • Ofrecer la posibilidad de realizar el evento de forma virtual o dar la opción de transmitirlo en directo, para así reducir al máximo el aforo.
  • Flexibiliza políticas de reembolso de entradas, para así promover que las personas que estén enfermas o presenten síntomas no acudan al evento.
  • Implementar sistemas que permitan el registro y la identificación de los participantes, cumpliendo con las normas de protección de datos de carácter personal.

En la fase operativa debemos:

• • Adaptar el lugar donde se desarrolla el evento: reforzando protocolos de limpieza y desinfección, mejorando la ventilación, señalizando espacios comunes para mantener las distancias, asegurándonos de la disponibilidad de agua y jabón, o soluciones hidroalcohólicas, instalando mamparas donde no se pueda mantener la distancia, etc.
  • Establecer horarios de entrada y salida escalonados, al igual que en el uso de los espacios comunes.
  • Garantizar la coordinación y comunicaciones con los sistemas de vigilancia y alerta.

En la fase post evento debemos:

• • Mantener la comunicación y cooperación con las partes interesadas, especialmente con las autoridades sanitarias autonómicas, para que el intercambio de información sea rápido, por si aparece algún caso positivo asociado al evento.

Además de tener en cuenta estas recomendaciones, también tendremos que considerar la cancelación del evento si la situación es grave, porque el riesgo de contagio será más elevado.

Consejos G20

Como profesionales del sector, ante esta situación tan complicada, siempre aconsejamos sopesar todos los pros y contras, antes de llevarlo a cabo y valorar todas las opciones que están surgiendo y que están siendo muy demandadas en estos momentos.

Eventos Online

Una de estas opciones son los eventos online, ya que te permiten estar en contacto con tus clientes de una forma rápida y segura.

Si quieres saber más sobre esta tipología de eventos, puedes consultar este post.

Eventos Presenciales

Pero si sigues pensando que la mejor opción son los eventos presenciales, porque consideras que ofrecen muchas más ventajas, deberás tener muy en cuenta todas las recomendaciones anteriores.

En este otro post puedes conocer más detalles de este tipo de eventos:

Todas estas recomendaciones nos permiten seguir organizando eventos de una forma segura y minimizando al máximo los riesgos si se implementa correctamente.

Si después de leer este artículo te ha quedado alguna duda o necesitas que te ayudemos a implementar las medidas de prevención y control para que tu evento sea seguro y cumpla con todas las medidas sanitarias, contacta con nosotros  y despreocúpate.