¿Cómo Organizar un evento online?

Hoy en día ante la situación tan difícil que estamos viviendo, es fundamental reinventarnos y adaptarnos a la tan famosa “nueva normalidad”, y más aún en el sector de los eventos.  Los eventos online han surgido como alternativa a los presenciales y han llegado para quedarse.

Cada vez son más demandados y más aceptados por la sociedad. En estos momentos son una de las mejores herramientas de comunicación para las marcas y una muy buena alternativa para seguir en contacto con nuestros clientes, pero también es normal que nos surjan dudas hacia un tema que todavía es bastante desconocido para muchos. Si quieres saber todo lo necesario para organizar un evento online, sigue leyendo.

¿Cómo organizar un evento virtual?

Probablemente cuando leas esta pregunta, automáticamente pienses que es algo muy complejo y que debes tener muchos conocimientos sobre nuevas tecnologías, etc., pero organizar un evento virtual no difiere tanto de gestionar uno presencial.

Antes de nada debes pararte a pensar en:

1. ¿Qué tipo de evento quieres?
2. ¿Dónde lo quieres celebrar?
3. ¿Cuál es tu presupuesto?

Una vez que tengas esto definido pues dar paso a la organización de tu evento virtual y para eso no hay nada mejor que seguir un planning. 

De esta forma te asegurarás de que nada salga mal. Además, tendrás a todos los miembros de tu equipo controlados y divididos en función de las necesidades del evento en cada momento para que la organización sea perfecta.

Pasos para la organización:

1. Lo primero que debes hacer es plantear los objetivos y, por supuesto, la estrategia a seguir para la consecución de los mismos, exactamente igual que como lo haríamos en un evento presencial.
2. Después debes informarte sobre las plataformas tecnológicas que necesitas y seleccionar aquella que te va a permitir extrapolar tu idea al mundo virtual. No debes pasar por alto este proceso, ya que seleccionar una buena tecnología es fundamental para que todo salga bien y no falle nada.
3. El siguiente paso sería diseñar y crear contenido de interés y útil para el público al que te vas a dirigir. Si este contenido es atractivo para ellos, conseguirás una mayor interacción.
4. Cuando todo esto esté hecho, pasaremos a su difusión y promoción en los canales en los que se encuentre nuestra audiencia.
5. Una vez se ha realizado el evento, solo quedaría medir los resultados que se han obtenido y evaluar su rentabilidad. Los parámetros que siembre se deben medir son:
   • el número de asistentes que hemos tenido,
   • su participación,
   • Satisfacción
   • Tasa de abandono

Por supuesto a estos puedes sumarles aquellas métricas que sean de valor para ti o para tu empresa.

Beneficios y Perjuicios

Como todos los tipos de eventos, todos tienen beneficios y perjuicios, la opción de llevarlos a cabo siempre quedará en tus manos, por eso aquí te dejamos una lista donde puedes conocerlos todos y valorar si los eventos online son o no la mejor opción para ti.

Beneficios:

• • Los eventos virtuales por lo general suelen ser más económicos, porque los costes de producción son menores que en los presenciales.
  • Tienen mayor alcance y mayor accesibilidad, ya que puedes conectarte desde cualquier parte del mundo.
  • Los resultados son totalmente medibles, a diferencia de los eventos presenciales donde algunos aspectos son más confusos de medir. Esto nos aportará mucha más data que después podemos utilizar para otras acciones de marketing que realicemos.

Perjuicios:

• • En este tipo de eventos no es posible interactuar cara a cara con los asistentes, esto hace que no podamos establecer esos lazos de confianza que sí tendríamos en un evento presencial.
  • Es más complicado mantener la atención del público y hacer que participen e interactúen.
  • Con esta tipología de eventos no se puede llegar a esas personas que no están familiarizadas con las tecnologías y por lo tanto no les dan uso.

G20, organizador de eventos online

En G20 Corporation somos expertos en la organización de eventos presenciales y virtuales, siempre ofreciendo las mejores propuestas a cada cliente. Contamos con más de 35 años de experiencia que nos avalan y con un equipo totalmente experto para conseguir los mejores resultados en tu evento.

Nuestra forma de trabajo se caracteriza por ser cercana y totalmente personalizada a cada proyecto. Apoyamos a nuestros clientes a cumplir los objetivos que marcan para sus eventos, haciendo especial hincapié en el análisis, diseño e incluso en provocar una sensación de perfección en los asistentes del mismo.

Además, contamos con una productora con un regidor y 4 cámaras, así como las herramientas tecnológicas necesarias, para que todos los participantes puedan disfrutar y ver lo que ocurre en directo en cada momento.

¿Cómo lo hacemos?

Para llegar a este punto, en el caso de la organización de eventos online, seguimos una serie de pautas para que la coordinación, tanto interna, como con nuestros clientes o proveedores sea óptima y, de este modo, conseguir los mejores resultados.

Por supuesto durante todo este proceso mantenemos reuniones constantemente con todos los participantes en la organización de este evento, desde el cliente y proveedores , hasta todo el equipo interno involucrado, para que todos estemos trabajando en la misma dirección.

Otra alternativa que ofrecemos son los eventos híbridos, donde una parte del público sería presencial y la otra parte lo seguiría de forma virtual. Estos eventos nos permiten reducir el aforo y de esta forma cumplir todas las medidas para asegurar la salud de todos.

Si estás pensando en organizar un evento online, contacta con nosotros  y te asesoraremos y guiaremos en todo este proceso, para que tu evento sea todo un éxito, nosotros nos ocupamos de todo.