Descubre los errores más comunes en la gestión de viajes corporativos y cómo evitarlos con soluciones prácticas. Optimiza tu presupuesto y mejora la experiencia del viajero.
Los viajes corporativos son una herramienta estratégica para el crecimiento empresarial ya que permiten captar nuevos clientes, abrir nuevos mercados y fortalecer relaciones comerciales. En un entorno globalizado, donde las reuniones presenciales siguen siendo clave para cerrar acuerdos, una planificación adecuada puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Sin embargo, una gestión ineficiente puede convertir esta inversión en una fuente de pérdidas económicas, estrés y baja productividad.
A continuación, te comentamos los errores más comunes en la realización de los viajes corporativos y cómo evitarlos:
Falta de una política de viajes clara
Para que la empresa consiga sus objetivos comerciales en los viajes es necesario establecer una política clara que incluya los tipos viaje, procesos de aprobación y cancelación de transporte, alojamientos autorizados, así como los límites de gastos.
Una política de viajes bien estructurada permite establecer métricas de evaluación como el cumplimiento de presupuestos, la satisfacción del viajero y la eficiencia logística. Las empresas que actualizan regularmente sus políticas se adaptan mejor a cambios normativos y necesidades internas.
Esta política se debe de comunicar de forma clara y sencilla a todos los empleados e integrarla en una plataforma digital para facilitar su cumplimiento.
Falta de planificación de los viajes
Cuando se trata de organizar viajes corporativos, muchas empresas caen en el error de dejarlo para último momento. Esta falta de planificación puede tener las siguientes consecuencias que afectan a la óptima gestión de los viajes:
- Costes elevados: Los precios de vuelos, hoteles y servicios complementarios tienden a subir cuanto más cerca está la fecha del viaje. Reservar con poca antelación puede disparar el presupuesto innecesariamente.
- Pérdida de tiempo: Cuando los vuelos no se contratan con antelación, resulta complicado encontrar vuelos directos a los destinos, ya que son los que se venden primero, por lo que se recurre a itinerarios con escalas largas o múltiples. Esto puede implicar una mayor duración del viaje con riesgo a perder las conexiones con otros vuelos por posibles retrasos, generando fatiga y estrés para el viajero, así como un incremento de gastos adicionales como comidas.
- Disponibilidad limitada: En destinos populares o durante temporadas altas, encontrar plazas disponibles puede ser complicado. Esto puede obligar a cambiar fechas, rutas o incluso cancelar reuniones importantes.
- Las reservas tardías afectan la disponibilidad de servicios clave como salas de reuniones o transporte. Esto puede generar retrasos, pérdida de oportunidades y percepción negativa por parte de clientes.
Para realizar una correcta planificación es fundamental establecer unos plazos mínimos para solicitar y aprobar viajes, así como definir las fechas, horas, alojamiento y tipos de transporte que se utilizarán.
Una de las formas para implantar de forma eficaz la política de viajes es contratar a una agencia de viajes corporativos, en la que un gestor especializado en viajes de empresa, optimiza el proceso de la gestión, aportando tranquilidad y eficiencia. Algunas de las ventajas de utilizar una agencia de viajes son:
- Diseño de itinerarios inteligentes: El gestor analiza las necesidades de la empresa y propone rutas, horarios y combinaciones que maximizan el tiempo y minimizan los costes.
- Gestión de imprevistos: En caso de cancelaciones, retrasos o cambios, el gestor actúa rápidamente para ofrecer soluciones sin que el equipo tenga que preocuparse.
- Tarifas más económicas: La agencia de viajes posee un mayor poder de negociación con los proveedores, esto le permite obtener tarifas preferenciales, descuentos exclusivos y condiciones ventajosas que una empresa individual, por muy grande que sea, no podría conseguir por sí sola. Estos descuentos pueden aplicarse a vuelos, noches de hotel, alquiler de vehículos y hasta servicios adicionales como traslados o salas de reuniones. Además, simplifica la administración, ya que, en lugar de recibir docenas de facturas de diferentes proveedores, la empresa recibe una sola factura de la agencia.
- Asesoramiento personalizado: Un gestor conoce a fondo las preferencias, políticas internas y objetivos de cada cliente, ofreciendo un servicio a medida.
No considerar el bienestar del viajero
El bienestar del viajero impacta directamente en su rendimiento. Ignorar este aspecto puede derivar en ausentismo, rotación de personal y baja productividad. Las empresas que priorizan la comodidad y seguridad de sus empleados obtienen mejores resultados.
Para asegurar este bienestar resulta imprescindible diseñar políticas de gestión de viajes corporativos que equilibren ahorro y confort.
Es fundamental transmitir tranquilidad y confianza a los empleados en los viajes, sobre todo en los viajes largos. Se recomienda elegir una empresa de viajes corporativos que ofrezca un amplio horario de atención al cliente, a ser posible durante todos los días de la semana, apoyando a los viajeros en caso de imprevistos.
Falta de visibilidad sobre los gastos
La falta de control exhaustivo de los gastos de los viajes corporativos puede afectar a la rentabilidad de las operaciones comerciales y para evitar este problema se recomienda el uso de plataformas que registren gastos automáticamente y realicen un control fácil y exacto de los gastos de los viajes, ofreciendo informes visuales por equipo, destino o proveedor.
La visibilidad en tiempo real permite ajustar presupuestos y detectar desviaciones antes de que se conviertan en problemas. Facilita informes para la dirección y mejora la negociación con proveedores. La transparencia fortalece la confianza interna.
No aprovechar los datos para mejorar
La toma de decisiones basada en datos transforma la gestión de viajes corporativos; implementar dashboards en tiempo real permite evaluar proveedores, rutas, frecuencia de viajes, evaluar el ROI y mejorar la planificación. Por ejemplo, priorizar destinos con más oportunidades comerciales o ajustar rutas para reducir tiempos y mejorar la experiencia del viajero; otro error muy común es elegir una aerolínea solo por su reputación, ya que los datos pueden revelar que un competidor ofrece un mejor servicio en rutas clave y a un coste menor. Los datos también pueden ayudar a:
- Optimizar la asignación de recursos: Si se detecta un gasto excesivo en taxis, la empresa podría considerar opciones de transporte compartido o servicios de autos con conductor con tarifas fijas.
- Mejorar la experiencia del empleado: Al analizar las calificaciones de hoteles y la satisfacción de los empleados, se puede garantizar que las opciones disponibles no solo sean rentables, sino también cómodas y seguras.
En resumen, no aprovechar los datos es un coste de oportunidad significativo. Al integrar análisis de datos en la gestión de viajes, las empresas pueden mejorar la eficiencia y reducir costos, mientras mejoran la experiencia de sus empleados.
Evitar los típicos errores al organizar viajes de empresa no solo ahorra tiempo y dinero, también hace que todo funcione mucho mejor. En G20 Corporation te escuchamos, te acompañamos y nos adaptamos a lo que tu empresa realmente necesita.
Nuestro equipo de gestores no solo sabe de viajes, sino que se preocupa por conocer a fondo a cada cliente. Nos gusta hablar contigo, entender tus prioridades y buscar siempre la mejor opción para cada desplazamiento, reunión o evento. Así conseguimos que tus viajes sean cómodos, eficientes y, sobre todo, sin sorpresas.
¿Quieres olvidarte de los quebraderos de cabeza y sentir que tienes un aliado en cada viaje? En G20 Corporation, la diferencia está en cómo te tratamos y en lo fácil que te lo ponemos. ¡Viajar por trabajo puede ser mucho más sencillo y agradable si cuentas con el equipo adecuado a tu lado!
G20 Corporation
