Cómo ahorrar gastos en los viajes de empresa

Según datos del último informe de Global Business Travel, en España durante en el primer semestre del 2023 se alcanzarán las cifras de viajes de empresas del año 2019.
Las empresas vuelven a viajar, tanto a nivel nacional como internacional y esto supone un incremento de los gastos, pero a la vez una inversión necesaria e importante para la empresa, ya que estos viajes de negocios son fundamentales para la fidelización y captación de clientes.
El reto de todas las empresas es conseguir una óptima organización de los viajes, para que los empleados puedan desempeñar adecuadamente su trabajo y que se sientan a gusto en su estancia fuera de casa y, además, que no suponga un gasto desorbitado para la empresa.
El ahorro en los gastos de viajes en las empresas debe ser un objetivo prioritario y para conseguirlo, a continuación, te indicamos unos consejos que puedes seguir y que lograrán una disminución de costes importante en tu presupuesto para viajes de empresa:

Definición de una política de viajes.

Destinar un presupuesto a los viajes de la empresa, en el que se indiquen los gastos que la empresa paga y su desglose por partidas; por ejemplo, vuelos, hoteles, alquileres de coches, dietas, etc.
También hay que definir las normas que tienen que seguir los empleados y que deberían contemplan los siguientes procedimientos: la aprobación del viaje, comunicación de sus rutas, los plazos previstos, las formas de reserva, cambio o anulación, formas de pago, así como la justificación, mediante informes de los gastos durante el viaje.
Dentro de la comunicación de las fechas de los viajes, también se tiene que indicar la flexibilidad en las fechas, para poder conseguir unos mejores precios en la contratación de los servicios para los viajes de negocios.

Reservas mediante una herramienta de gestión de viajes de empresa.

La empresa debería de disponer de un software de gestión de viajes para que los empleados o el personal destinado a controlar los viajes de empresa, pueda realizar las reservas de forma fácil y eficaz, sin perder tiempo en diferentes plataformas de contratación y teniendo acceso a las gestiones y documentación de una forma fácil. Estas herramientas también se ofrecen mediante apps, que el trabajador puede utilizar de forma sencilla en todo momento durante su viaje.
Esta herramienta puede comprarla la empresa o puede ser ofrecida por una agencia externa de viajes para empresas.

Compartir es ahorrar.

Si hay viajes de empresas en los que los empleados viajan en grupos, lo ideal para ahorrar en los gastos de viaje es que se comparta, por ejemplo, en el transporte, coger todos un mismo taxi o en el hospedaje, contratar un piso de alquiler vacacional, en el que además de compartir alojamiento, se puede ahorrar en gastos de restaurantes solicitando comida a domicilio.
También se puede utilizar el transporte público, minimizando los gastos de transporte.

Aprovechar los acuerdos comerciales con empresas y los planes de fidelización.

Los hoteles y empresas de transporte realizan acuerdos comerciales con las empresas, normalmente se realizan descuentos por uso periódico del servicio, por ocupación o por número de trabajadores.
Por ejemplo, si una constructora va a alojar a 25 trabajadores durante una semana, cuatro veces al año, se puede utilizar el plan de fidelización de clientes del hotel y en caso de no tener, llegar a un acuerdo comercial, tanto para el alojamiento como de comidas.
Renfe y las líneas áreas también poseen esté tipo de acuerdos con las empresas.

Gestión del IVA.

Es importante conseguir las facturas para que la empresa se pueda desgravar los gastos y conseguir un ahorro en los viajes de la empresa, por lo tanto, es conveniente concienciar a los empleados de la importancia de solicitar las facturas o buscar la forma en la que las empresas las puedan solicitarla a los diferentes proveedores de los viajes.
Las agencias especializadas en los viajes de negocios, facilitan mucho esta tarea, que ya envían directamente a las empresas una única factura conjunta de todos los gastos de los viajes.

Incentivar a los empleados que ahorren en sus gastos de viajes.

Los empleados pueden cumplir la política de viajes de la empresa, pero si, además, logran gastar menos de lo que la empresa le permite, se les puede incentivar por ese logro; se puede dar recompensas económicas, regalos o incluso, días libres, según la razón que considere la empresa que los motiva a seguir ahorrando.

Contratar una agencia de viajes para empresas: ahorro seguro en los viajes de negocios.

Las agencias de viajes para empresas conocen en profundidad el sector de los viajes y a la mayoría de los proveedores, con los que poseen acuerdos muy beneficiosos, para ofrecer a los clientes los mejores precios. También ofrecen, como en el caso de G20, una atención personalizada con una excelente calidad de servicio al cliente que permite que los viajes se realicen con las máximas garantías de éxito.

A continuación, exponemos un caso real del ahorro en gastos de viaje que puede suponer el contratar a una agencia de viajes de empresas como la nuestra:

“Dos directivos se encontraban en Londres y nos solicitaron un vuelo a New York y una vuelta a Valencia. Ellos por su cuenta ya habían visto vuelos, pero aun así, nos pidieron precios.

El lógico conocimiento del mercado de nuestra compañera Paula, consiguió un vuelo solo de ida Londres-New york y un ida y vuelta Valencia New York -Valencia dónde solo utilizaban la vuelta de New York Valencia. Ese vuelo de ida y vuelta fue el que les abarató en más de 2.000 € respecto al coste total que ellos habían visto por su cuenta.”

Y este ahorro sólo con una gestión de vuelos, si a eso le sumamos hoteles, alquileres de coches, etc. el ahorro en los gastos de viajes para empresas puede llegar a ser muy cuantioso.

Cuando los viajes son importantes para las empresas, lo mejor es contratar a especialistas que conocen el mercado y que pueden ofrecer soluciones óptimas a las empresas.