La política de viajes de la empresa define las reglas para la gestión óptima de los viajes que se realizan en las empresas durante cada año. Definir correctamente y cumplir la política de viajes resulta fundamental para que los objetivos empresariales se cumplan, adaptándose a unas determinadas normas y cumpliendo un presupuesto previamente establecido.
Entre los objetivos que tiene que cumplir una adecuada política de viajes se encuentra:
- Establecer normas y procedimientos para facilitar la gestión de los viajes de la empresa.
- Cumplir el presupuesto de viajes.
- Lograr los objetivos empresariales.
Para elaborar una política de viajes, el responsable de la gestión de viajes se debe de reunir con el gerente, director o con una persona con poder de decisión para definir el presupuesto anual destinado a los viajes de la empresa y otros aspectos que se consideren importantes. A continuación, se definirán los límites de los gastos de las diferentes partidas que forman un viaje, hoteles, transporte, dietas, un ejemplo de ello sería el tipo de hoteles en los que se puede reservar o el máximo de gasto para dietas permitido diariamente.
El presupuesto de viajes tiene que tener en cuenta los objetivos y necesidades de la empresa.
Se puede calcular las necesidades de los viajes por departamentos; a cada departamento se le solicitara que rellene un cuestionario o informe con el desglose de viajes que desean realizar durante el año. En este informe se debe de especificar el destino, la duración del viaje, los traslados, dietas y otros gastos comerciales.
Para elaborar un presupuesto realista hay que tener en cuenta:
- Duración media de la estancia.
- Precios del transporte, como tren, avión o coche.
- Transporte en el lugar de destino, como coches de alquiler.
- Gastos de dietas y alojamiento.
- Gastos en ocio, si procede.
- Gastos de conferencias, congresos, etc.
- Seguros de viaje.
En una política de viajes eficaz se debe de seguir las siguientes recomendaciones:
- El travel manager o el encargado de la gestión de los viajes de empresa, debe solicitar a los diferentes departamentos de la empresa, una planificación de los viajes que se van a realizar durante el año.
- Poseer un desglose de los gastos autorizados y sus límites, así como el procedimiento para realizar su justificación (solicitud de facturas, tickets, etc.).
- Se debe de establecer el procedimiento para la realización de un viaje, desde su planificación hasta después de la realización.
Antes de cada viaje, la persona o personas que vayan a realizar el viaje deben de solicitar autorización del responsable de departamento. Una vez obtenida la aprobación se pasa a la realización de las reservas de vuelos, hoteles y otros transportes, cumpliendo siempre las normas establecidas por la política de viajes.
Durante la realización del viaje el personal de la empresa tiene que disponer de información actualizada sobre sus vuelos, hoteles, etc. y tener claro los tipos de gastos y sus límites.
Después del viaje, el personal de la empresa tiene que entregar los justificantes de los gastos realizados, y si la política de viajes de la empresa lo contempla, rellenar un informe con la información de gastos y otros datos sobre el viaje.
- Para facilitar la gestión de los gastos realizados en un viaje de empresa se recomienda entregar a cada empleado una tarjeta bancaria para que se utilice como forma de pago, de esta forma, la empresa no tiene que realizar devoluciones de dinero a cada persona que viaja y el control de los gastos resulta mucho más sencillo.
- Se tiene que controlar de forma continua el cumplimiento de la política de viajes de la empresa, así como del presupuesto asignado a los viajes, de esta forma, si se está sobrepasando el presupuesto, se puede realizar acciones correctoras a tiempo.
Resumiendo, una política de viajes debe contemplar los siguientes aspectos:
- Realizar una planificación realista de las necesidades de la empresa.
- Definir un presupuesto anual para los viajes.
- Crear protocolos para la gestión de los viajes.
- Creación de procedimientos para los viajes que contemple las tres fases de la realización de un viaje, antes del viaje, durante y después del viaje.
- Creación de un documento sobre la política de viajes de la empresa.
- Informar al personal de los departamentos en los que se realizan viajes, mediante reuniones y poniendo a su disposición un documento sobre la política de viajes de la empresa.
- Controlar el cumplimiento de la política de viajes.
Si la empresa no desea realizar la gestión de los viajes, o necesita ayuda con esta tarea, puede contratar una agencia de viajes para empresas que le facilite toda la gestión, optimice los gastos y asista al personal durante todas las etapas de la realización de un viaje de empresa.
En G20, facilitamos la realización de los viajes mediante una plataforma de autoreserva, en la que el personal de la empresa, antes del viaje, puede realizar reservas de vuelos, hoteles, trenes y coches de alquiler. Además, a cada viajero se le asigna un asesor personal que le ayudará en cualquier gestión que quiera realizar, ofreciendo de esta forma, un apoyo personalizado para que se realice la planificación del viaje de forma sencilla y eficaz.
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