Descubre por qué externalizar la gestión de los viajes de empresa reduce costes, mejora el cumplimiento normativo, incrementa la productividad y ofrece una experiencia superior a los empleados, mientras la empresa optimiza la gestión de sus viajes corporativos.
En un mundo empresarial cada vez más globalizado y dinámico, la gestión de viajes corporativos se ha convertido en un elemento clave para el éxito de las compañías. Las empresas que operan a nivel internacional o que requieren desplazamientos frecuentes de sus empleados se enfrentan a desafíos complejos, desde la optimización de presupuestos hasta el cumplimiento de normativas de seguridad. Aquí es donde entra en juego la externalización de la gestión de viajes de negocios: una estrategia que permite delegar estas tareas a expertos especializados. Externalizar implica contratar a un proveedor que planifica, reserva y supervisa todos los aspectos de los desplazamientos: vuelos, hoteles, visados, seguros y reportes de gastos. A continuación, exploramos en profundidad las principales ventajas de externalizar la gestión de viajes corporativos y cómo esta decisión puede impulsar la eficiencia y el crecimiento de la empresa.
Ahorro de costes: una ventaja económica inmediata
Una de las ventajas más destacadas es el ahorro directo e indirecto. Las agencias de viajes corporativos cuentan con acuerdos preferenciales con aerolíneas, hoteles y proveedores de transporte, lo que permite acceder a tarifas reducidas que una empresa individual difícilmente podría negociar. Mediante volúmenes de compra se consiguen descuentos sustanciales y condiciones más flexibles lo que les permite obtener descuentos exclusivos y paquetes integrales que reducen los gastos entre un 20-30%. En ejemplo real es la gestión realizada por nuestra empresa, G20 Corporation cuando empezó a trabajar con un nuevo cliente; el cliente había comprado por su cuenta dos billetes de solo ida de Valencia a Londres y nos solicitó ampliar el viaje, viajando desde Londres a New York y posterior regreso a Valencia. La profesionalidad de la gestora asignada les ahorró 1.000 € por viajero, al sacar billetes de ida y vuelta, Londres – New York, en vez de sólo ida. La vuelta de New York – Londres no la iban a utilizar puesto que volvían a Valencia. Lo lógico hubiese sido sacar un billete solo ida de Londres a New York, pero en este caso el conocimiento de las tarifas y la agilidad de gestión permitió el ahorro de 2.000 €, que probablemente es bastante más que el coste que supone contratar a G20 Corporation durante un año, por lo que una única gestión le salió muy rentable a la empresa.
La externalización también elimina costes ocultos asociados a la gestión interna: horas del equipo dedicadas a comparar opciones, resolver incidencias o mantener herramientas. Está óptima gestión genera informes detallados y analítica de gastos, permitiendo identificar patrones ineficientes y su corrección inmediata. Para pymes y grandes corporaciones, esto se traduce en mayor control presupuestario y mejor rentabilidad sin sacrificar la calidad del viaje.
Acceso a expertise y tecnología avanzada
Al externalizar la gestión de los viajes, la empresa gana acceso inmediato a un equipo con conocimiento profundo del sector y a plataformas digitales de última generación. Esto contrasta con la gestión interna realizada por el personal de la empresa, donde el uso de soluciones obsoletas suele generar errores y demoras. La actualización constante de tendencias (rutas más eficientes, proveedores responsables, mejores tarifas en temporada) ayuda a optimizar cada desplazamiento y a reducir la huella de carbono, alineando la política de viajes con objetivos ESG (Environmental, Social, and Governance).
Eficiencia en tiempo y recursos humanos
La gestión interna de viajes consume horas valiosas que desvían al equipo de la realización de tareas importantes y con mayor valor agregado. Al delegar en una agencia de viajes corporativos, se libera al personal para enfocarse en el core del negocio. Esta optimización no solo mejora la eficiencia, sino que también reduce el estrés y la carga de trabajo de los empleados. Las agencias de viajes gestionan todo el proceso: desde la planificación inicial hasta el seguimiento post-viaje, incluyendo cambios de última hora. Para empresas con operaciones internacionales, esto significa manejar diferencias horarias y culturales sin sobrecargar al personal. El soporte 24/7 en múltiples husos horarios evita interrupciones y reduce el estrés del viajero, mejorando la experiencia de los viajeros, de hecho, varios estudios destacan que el soporte constante mejora la satisfacción de los viajeros en un 40%.
Según informes del sector, las compañías que externalizan experimentan un incremento en la productividad interna de hasta un 15%, ya que los empleados se enfocan en sus roles principales. Además, la externalización de los viajes corporativos hace innecesario delegar en un empleado las gestiones o mantener un departamento específico de viajes, sustituyéndolo por un servicio escalable que se adapta a picos de demanda sin costes fijos adicionales.
Mejora en el cumplimiento normativo y seguridad
En un panorama regulatorio complejo y cambiante contar con una empresa experta reduce riesgos y asegura el cumplimiento de normativas locales e internacionales. Las agencias de viajes para empresas monitorizan los cambios en leyes de visados, requisitos sanitarios e implementan protocolos de riesgo con alertas en tiempo real sobre destinos. Además, facilitan la trazabilidad de gastos y la documentación adecuada para la realización de las auditorías y cumplimiento fiscal.
Flexibilidad y escalabilidad para el crecimiento empresarial
La externalización ofrece una estructura elástica capaz de adaptarse al volumen de viajes en cada fase de la empresa: expansión internacional, proyectos temporales o ajustes de mercado. La agencia de viajes adapta los servicios, integra programas de lealtad y diseña viajes incentivadores que motivan al equipo, convirtiendo la movilidad corporativa en un activo estratégico. El resultado es una organización más ágil, con costes previsibles y una experiencia homogénea para los viajeros en todas las geografías.
Externalizar la gestión de viajes corporativos ofrece ventajas innegables: ahorros económicos, eficiencia operativa, cumplimiento normativo y una mejor experiencia del viajero. En un entorno competitivo, delegar esta función en expertos como G20 Corporation optimiza recursos y posiciona a tu empresa para el éxito futuro. Con más de una década de experiencia, G20 Corporation ayuda a cientos de organizaciones a navegar por el mundo de los viajes de negocios con excelencia. Si buscas una agencia confiable, contacta con G20 Corporation y descubre cómo personalizar una solución a tus necesidades específicas.
